Freshbooks: система выставления счетов

Freshbooks - это онлайн сервис выставления счетов. Он подойдет для небольших компаний (дизайн-студий, архитектурных бюро, PR-фирм, рекламных агентств и т.п.), а также людей, работающим на себя (адвокаты, фрилансеры и др). Т.е. целевая аудитория — это мелкие фирмы и предприниматели, работающие с клиентами и нуждающиеся в инструменте управления счетами. В Freshbooks нет русскоязычного интерфейса, хотя в целом проблем с использованием кириллических символов замечено не было (за исключением того, что длинные русскоязычные слова сокращаются на несколько знаков). На этапе регистрации пользователь может выбрать свой часовой пояс и предпочтительную денежную единицу (в списке представлены и рубли).

Начать работу с Freshbooks лучше всего с создания нового счета. На этом этапе вам будет предложено ввести данные на клиента — организация, ответственное лицо, адрес и контактная информация, имя пользователя и пароль (чтобы он мог воспользоваться Freshbooks). Здесь также необходимо указать, каким образом должны высылаться счета - по электронной почте или по обычной (Snail Mail). Во втором случае от пользователя потребуется оплатить почтовые расходы (если счет отправляется в США или Канаду необходимо купить одну марку стоимостью $1.39, если в другие страны мира - две марки).

Кстати, данные на клиента не обязательно вводить вручную, можно импортировать их в формате CSV, QuickBooks (версий 2004 и 2005), а также в Simply Accounting. Тоже самое касается и экспорта - при желании, если сервис вам не подошел, его можно спокойно покинуть. Отдельно отметим поддержку работы с Basecamp - системы управления проектами, разработанной 37signals.После того, как вы создали в Freshooks клиента, можно выписать первый счет для него. Здесь тоже нет ничего сложного - указываете, за что он платит (продукт, услуга или что-то иное) и стоимость. Кроме того, стоит обратить внимание на возможность прописать налоги и различные скидки. Сервис ведет учет всех выставленных и оплаченных (или неоплаченных счетов), услуг, за которые они начислены.

Freshbooks - это еще и неплохое средство управления проектами. Вы можете создать неограниченное количество проектов, в рамках которых допускается прописать конкретные задачи. Здесь очень не хватает возможности назначить ответственное лицо, но зато можно указать, сколько часов было посвящено задаче в определенный день недели. Такое отслеживание времени особенно пригодится людям с почасовой оплатой (юристам, например).Еще одной замечательной особенностью Freshbooks является наличие Support Tickets. Ваши клиенты смогут направлять запросы в “службу поддержки”, а вы сможете их закрывать, когда проблема решена.

В Freshbooks, как и во многих других аналогичных сервисах, имеются развитые средства для коллективной работы. На сервер можно загружать документы и определять различные права доступа. Кроме того, предусмотрен простенький “файловый менеджер”, который позволяет скопировать файл, переименовать его, удалить или переместить.

Поскольку Freshbooks ориентирован на небольшие компании и предпринимателей, было бы логичным ожидать каких-либо инструментов электронной коммерции. И они есть. Пользователи могут наладить работу с практически всеми крупными зарубежными платежными системами (Paypal, 2Checkout, ElectraCash и др.). Более того, вполне возможно организовать прием платежей и с кредитных карт - в списке поддерживаемых значатся Visa, MasterCard, Eurocard, Discover и т.п. Впрочем, насколько я знаю, мировые платежные системы не всегда работают с Россией. Например, тот же Paypal хоть и позволяет россиянам совершать покупки, но принимать денежные средства по-прежнему нельзя.

Безусловно, важным является вопрос использования корпоративной атрибутики. И здесь никаких проблем нет. Пользователь может загрузить логотип своей компании, изменить цветовую схему для Freshbooks (причем речь идет не о выборе одного из шаблонов - можно точно указать цвет всех основных элементов сайта).

Очень порадовала возможность изменить стандартные шаблоны для электронных писем (сообщение для нового клиента, письмо со счетом, ответ на запрос в службу поддержки, уведомление о необходимости оплаты и тому подобное). Поскольку изначально все письма на английском, вы можете заменить текст на русскоязычный аналог. Freshbooks предлагает пользователям также небольшой набор макросов (по типу почтовой программы The Bat!) - заготовок с названием компании, именем, ссылкой на счет и др. Кроме того, можно изменить подпись в отправляемых электронных письмах.

В этом же разделе (Customize emails) стоит обратить внимание на ряд полезных советов, которые повысят шансы на то, что ваше письмо дойдет до адресата и не будет ошибочно удалено как спам.В разделе Edit News можно прописать сообщения, которые увидит ваш клиент, когда зайдет в Freshbooks. Это может быть, какая-то подсказка (например, ссылка на страницу профайла, где можно сменить адрес электронной почты).

Ну и в завершение о некоторых неприятных моментах, связанных с Freshbooks. Его использование в России можно, к сожалению, поставить под сомнение. Нелокализованный интерфейс - это полбеды, а вот что делать со счетами на английском? Ведь наверняка предусмотрена какая-то стандартная форма для счетов (по крайней мере, они должны быть на русском).

Интерфейс хоть и приятный, гибко настраиваемый, но есть ряд проблем с версткой. Например, иногда в Mozilla Firefox верхнее горизонтальное меню словно “разрывается” и складывается в две строки (количество пунктов в меню не меняется).

Кириллица поддерживается не полностью. И хотя слова не заменяются на таинственные закорючки, сокращение фраз, которое производит Freshbooks, недопустимо. В самом деле, разве это нормально, когда “ОАО Банк “Какой-то банк”" сокращается до “ОАО Б&&“.

Остается только пожалеть, что подобного сервиса нет в России. А ведь потребность в своем Freshbooks существует - у нас много дизайнеров, программистов, переводчиков и др. профессионалов, работающих самостоятельно. У нас есть немало своих платежных систем. Будем надеяться, что появление такого сервиса - лишь вопрос времени.